ישיבת צוות בעבודה היא כלי נפלא שיכול לעזור גם לעובדים וגם למעסיקים להשיג את המטרות והיעדים, לערוך יישור קו ואחידות בין עובדים ועוד. למרות שיש מעסיקים או עובדים נוטים לייחס לכך חשיבות מופחתת, אין זה כך.
מטרת הכתבה היא להסביר על הנושא, איך זה משפר ועוזר ואף מהם זכויות העובדים בעניין.
מהי ישיבת צוות?
ישיבת צוות היא כלי ניהולי של מעסיקים ומהווה נוהג ידוע ומקובל בארגונים רבים גם בישראל וגם בעולם. באמצעות ישיבת צוות, המעסיק, מנהל העבודה או גורם ניהולי אחר מעביר מסרים מקצועיים וניהוליים לעובדים שתחת אחריותו.
בנוסף לכך, במהלך ישיבת הצוות המנהל והעובדים מתעדכנים בכל הנוגע לעבודה השוטפת במקום העבודה. כמו כן עולים גם נושאים נוספים לרבות קשיים ובעיות שיש לפתור אותן, שחלקם נפתרות כבר במהלך הדיון וחלקם עשויות לקחת זמן, במיוחד בארגון גדול שתהליך קבלת ההחלטות שם מורכב יותר.
זאת עוד, ישיבת צוות מהווה היבט חשוב בהנעת עובדים ושיפור ביצועים, בכך שהוא מסייע להבין ולקבל מידע חשוב מהעובדים שנמצאים בשטח אל מול הלקוחות או גורמים נוספים בארגון, ולפתור זאת בצורה שהעובדים יהיו בעלי כלים ומידע כיצד להגיב ולפעול ברגעים כאלו או אחרים.
מהן המטרות של ישיבות צוות?
לכל ישיבת צוות של העובדים והמעסיק/מנהל יש מטרות רבות, כמו למשל:
- עדכונים וחדשות – ניתן ללמוד מה חדש במקום העבודה, אילו עדכונים יש, אולי עובדים חדשים, אולי פרוייקטים חדשים שמקום העבודה נכנס אליו, לקוחות חדשים שצריך לדאוג להם ועוד.
- יישור קו ואחידות – ישיבת הצוות מסייעת ליצור אחידות בעבודה אצל העובדים, כך שהמשימות מבוצעות באופן דומה/זהה, שפת הדיבור עם הלקוחות למשל, אופן הפעולות ועוד.
- גיבוש העובדים – ישיבת צוות היא אחת הכלים שמסייעים לחבר את העובדים ולגבש אותם כקבוצה אחת שחזקה יותר מאשר כל אחד בנפרד. מה שגורם גם לסיוע ועזרה בינם לבין עצמם, קשרים בינאישיים ועוד.
- מסגרת פתוחה להידברות – עובדים יכולים לשתף בישיבת הצוות את הנושאים המדאיגים אותם בעבודה, דברים שנקלו בהם ומפריעים להם ואחרים.
- שיפור ביצועים והשגת יעדים – באמצעות מעבר על בעיות, אי דיוקים, הוראות לא ברורות, עבודה לא יעילה ונושאים נוספים, ישיבת הצוות מסייעת בפיתרון כל אותן אי ההבנות ובכך לשפר את הביצועים.
- חדשנות בארגון – חדשנות הוא כלי חשוב בכל ארגון ובאמצעות ישיבת צוות, עובדים יכולים להציע פתרונות חדשים, דרכי פעולה שונים ורעיונות שלא חשבו עליהם קודם, מה שגורם לארגון להיות עכשווי יותר ומותאם לשינויים בארץ ובעולם.
- העברת נושאים מקצועיים – ישיבת צוות יכולה להיות גם כלי להעברת מידע מקצועי, למשל טיפים איך להתנהל נכון עם לקוחות, טכניקות חדשות שאפשר להשתמש בהן, תובנות מתוך ניסיון ועוד.
תדירות וזמנים – כל כמה זמן עורכים ישיבת צוות ומה אורך הזמן?
תדירות ישיבת צוות תלויה מאוד בגודל הארגון ומספר עובדיו, סוגי המחלקות הקיימות בו, מיקום העובדים ומקומות העבודה ופרמטרים נוספים שמשתנים מארגון לארגון.
מקובל כי ישיבת צוות של מחלקה או סניף או צוות שעובד יחד, תיעשה פעם אחת לחודש. זו תקופה לא קצרה מדי ולא ארוכה מדי, כך שאין בזבוז של זמן מצד אחד ואין צורך להמתין הרבה זמן לשיתוף בנושאים מצד שני.
בעניין אורך הזמן של ישיבת צוות, מקובל כי תיעשה לפחות במשך שעה אחת עד שעתיים, כמובן הכל בהתאם למספר הנושאים שיש לדון עליהם, מספר העובדים שמעוניינים לשתף במידע ועוד. כמובן שישיבת צוות שמשך הזמן שלה קצר מדי או ארוך מדי, עלול שלא להביא לתוצאות הרצויות והמטרות של הישיבה.
עם זאת, בנוסף לישיבת הצוות הרגילה כמו שכתוב מקודם, נערכים לעיתים גם ישיבות צוות קצרות יותר כמו אחת ליום למשך כ-5-15 דקות. לשם המחשה, לפני תחילת משמרת, מנהל המשמרת מעוניין לעדכן את העובדים מהו סדר העדיפות לאותו יום, מה צריך לסיים ולהשלים וכדומה.
היערכות לישיבת צוות – מה מנהל צריך לעשות?
מנהל צריך לדאוג כי ישיבת הצוות תהיה רלוונטית, ממוקדת וברורה לכל העובדים המששתפים בה, ולצורך כך יש להכין הכל מראש. כמו למשל:
- הכנת תוכן – יש לאסוף את מידע וחומרים ולהכין את כל הנושאים שיש לעדכן את העובדים במהלך כל התקופה עד לישיבת הצוות. במידה ויש תוכן מקצועי, חשוב לתת לו מצגת משל עצמו כדי שיהיה נוח יותר להעביר את המידע.
- ארגון המידע – יש לארגן את כל תוכן הנושאים לפי קטגוריות (כמו למשל, חדשות, נתונים של ביצועים וכך הלאה) ואז להציג אותם על גבי מצגת באופן מסודר לפי מבנה הישיבה.
- עדכון עובדים – יש לעדכן את העובדים בדבר ישיבת הצוות באופן ההתקשרות המקובל במקום העבודה, כך שכל אחד יוכל לדבר באיזו יום ושעה וגם מיקום בה תיערך.
- קביעת זמנים – יש לקבוע זמן מוגדר לישיבת צוות, לא קצרה מדי ולא ארוכה מדי, כך שמצד אחד תאפשר לכל אחד לומר את דברו אך מנגד שתישאר אפקטיבית. חשוב לוודא שלא מאחרים לישיבה, לא מאריכים או מקצרים את הישיבה. יש לקבוע זמן ברור לכל נושא שעליו מדברים בישיבה.
- כיבוד ולוגיסטיקה – יש לדאוג שאכן יש מיקום שבו ניתן להעביר את ישיבת הצוות שיהיה נגיש ומתאים לעובדים ושיהיה שם כל הציוד הרלוונטי כדי להעביר אותה באופן תקין. כמו כן, מומלץ לארגן כיבוד כדי להקליל את האווירה.
מבנה ישיבת צוות – איך היא נראית?
למבנה ישיבת צוות יש חשיבות גבוהה על הביצועים שלה ועל ההשלכות על העובדים. כך היא נראית:
- התכנסות – וידוא שכל המשתתפים הגיעו והתחלה של שיחה קלה לצורך פתיחת הישיבה.
- עדכון חדשות – עדכון בכל הנושאים, האירועים והנהלים החדשים שיש בארגון או ביחידה של הצוות, לרבות מידע מהנהלה בכירה שרלוונטי לעובדים.
- יעדים – עדכון של כל היעדים של הצוות ביחס לתקופה קודמת, חודש או שבוע ימים לפי העניין. כמו גם, תכניות עבודה, מטרות ופעולות שצריך לבצע לצורך עמידה ביעדים בתקופה הבאה.
- מידע מקצועי – הדרכה ולימוד בעניין מידע מקצועי שיכול לסייע לעובדים ללמוד ולהבין טוב יותר כיצד יש לפעול ולרבות על ידי דוגמה או סוגיה שהייתה בתקופה זו שניתן להתבסס עליה.
- מתן במה והבעת מידע – אפשרות שהצוות יוכל לדון בנושאים מסויימים בעבודה, סוגיות או בקשות שונות הרלוונטיות לכל הצוות.
- סיום הישיבה והתפזרות – חשוב לסכם את הישיבה, על מה שנאמר בה, המטלות שהוטלו על מי מהמשתתפים (העובדים וגם המנהל), קביעת זמנים עבורם ועוד.
טיפים לניהול ישיבת צוות
הנה כמה טיפים ומידע חשוב בעניין:
- חשוב לשמור על אווירה נעימה וסובלנית של כל הצדדים.
- מנהל הישיבה הוא לא דיקטטור ולא הדובר היחיד בה ועליו לאפשר לאחרים לומר את דברם בעניין.
- כדאי כי מנהל הישיבה ירשום את הנושאים החשובים שנאמרו ויתייחס אליהם בסוף הישיבה.
- יש לתת במה לכל אחד, גם לעובדים החדשים והשקטים.
- יש להוביל ולנהל את הישיבה כך שתתנהל בהתאם למטרות ולמבנה הנכון שלה ולא תיגרר לאזורים לא נעימים.
- על מנהל הישיבה לוודא כי ישיבת הצוות שואפת לרמה גבוהה, חשוב לדבר על הכל, לקבוע מטלות שצריך לעשות אותן ולוודא שאכן הכל בוצע.
זכויות עובדים בישיבת צוות
הוראות החוק אינן מחייבות את המעסיק לערוך ישיבת צוות בעבודה ולא אף על ידי הסכם קיבוצי, צו הרחבה או חוזה עבודה אישי. למעשה, ישיבת הצוות היא כלי ניהולי של המעסיק / המנהל לרוב לצורך שיפור ביצועים והנעת עובדים.
עם זאת, מכיוון שהעובדים נדרשים להגיע לישיבת הצוות, אזי שעות ישיבת הצוות מהוות שעות עבודה אצל המעסיק ולכן העובדים זכאים לקבל שכר בגין אותן שעות. בנוסף לכך, אם העובד כבר עבד באותו יום והוא חזר שוב, הוא עשוי להיות זכאי לקבלת שעות נוספות אם עבר את השעות הרגילות באותו יום.
יתרה מכך, מכיוון שמדובר על הגעה לעבודה, בין אם למקום העבודה הרגיל או מיקום מפגש אחר, אזי העובד נדרש להגיע לשם בתחבורה ולכן המעסיק חייב לשלם לעובדים דמי נסיעות (החזר הוצאות נסיעה).