בהתאם להוראות לעניין מס הכנסה ומס ערך מוסף, על עוסק (בית עסק) חלה חובת ניהול פנקסי חשבונות (ספרי חשבון) של העסק לפי כללים מיוחדים. ניהולם מתייחס, בין היתר, אל הכנסות, הוצאות, תקבולים ותשלומים.
מטרת הכתבה לספק הסבר בעניין.
מהו ניהול פנקסי חשבונות?
ניהול פנקסי חשבונות (או ספרי חשבון) היא הוראה חוקית החלה על נישום שהוא בית עסק (לרבות עובד עצמאי או במשלח יד) ומחייבת אותו לנהל מסמכים הקשורים להכנסות ולהוצאות של העסק.
ספרי החשבון הם פנקסים שחובה לנהל אותם לפי הוראות הדין ויש כמה סוגים כמו ספר קופה, ספר תקבולים ותשלומים, תנועות מלאי, הזמנות ועוד. בנוסף, בית עסק חייב בניהול תעודים על הכנסות והוצאות, לראות חשבונית מס, קבלה ומסמכים נוספים.
ניהול פנקסי חשבונות שלא לפי ההוראות, עלולה להביא לפסילתם על ידי רשות המסים. פסילת הפנקסים או אי ניהולם הינם עבירה על הוראות הדין ודינס קנס או מאסר בפועל.
אוכלוסיית יעד – מי חייב?
כל נישום (מי שחייב בתשלום מס) שהייתה לו הכנסה מעסק או ממשלח יד בשנת המס.
מי לא חייב?
נישום עם הכנסה מעסק או ממשלח יד אשר לגבי ההכנסה שלו מתקיימים לגביו כל התנאים הבאים:
- נוכה ממנה מס במקור בשיעור של לפחות 40%, או באישור פקיד השומה בשיעור שאינו נמוך מ-30%.
- הנישום לא דרש ניכוי הוצאות בייצור הכנסות לפי ההוראות.
- ההכנסה היא ממתן שירותים, וחובת תשלום מס ערך מוסף חלה על מקבל השירותים לפי ההוראות.
סוגי פנקסי חשבונות
קיימים כמה סוגי פנקסי חשבונות שונים שחלקם מוטלים לגבי עסקים בתחום או בעיסוק מסויים וחלקם מתאימים לשאר העסקים. ייתכן כי עסק מסויים נדרש לנהל כמה סוגי פנקסים במקביל.
ספר תקבולים ותשלומים
ספר תקבולים ותשלומים (חובה) הוא ספר של תקבולים ותשלומים הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התיעוד (קבלה, חשבונית מס וכד'). במקרה של שיקים, יש לציין פרטים לזיהוים כמו מספר צ'ק, שם הבנק שעליו נמשך ועוד.
במקרה שיש תקבול שנוכה ממנו מס במקור, הסכום הכולל שיירשם הוא הסכום כולל הסכום שנוכה במקור. אולם, הדבר לא חובה אם מערכת החשבונות כוללת רישום שיטתי של הניכויים במקור, המאפשר איתור הדדי של הניכויים במקור ושל התקבולים שמהם נוכו.
ספק התקבולים והתשלומים הוא הספר העיקרי לפיו העוסק (בית העסק) מחשב את ההכנסה, ההכנסה החייבת וגובה התשלום במס.
ספר קופה
ספר קופה (רק אם רלוונטי לבית העסק) הוא ספר בו יש לרשום כל תקבול וכל תשלום, בציון התיעוד (חשבונית, קבלה וכדומה) וכן התאריך, וזאת באופן שבו ניתן לקבוע מתוכו ומתוך התעוד שעדיין לא נרשם בו את היתרה, ולתאם את היתרה הזו עם הקופה. במקרה של שיקים, יש לציין פרטים לזיהוים כמו מספר צ'ק, שם הבנק שעליו נמשך ועוד.
ניתן לבצע את התיעוד באופן ידני עם פנקס או עם מערכת ממחושבת לניהול קופה. למרות זאת, אם הנישום מנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת, הוא צריך לרשום בספר הקופה את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי, או של סרט הקופה הרושמת בלבד.
ספר תנועות מלאי
ספר תנועות מלאי (רק אם רלוונטי) הוא ספר הכולל את תנועות המלאי לפי סוג הסחורה. ספר זה צריך לכלול כניסה ויציאה של סחורה, כמות בתחילת שנה ובסוף שנה, וגם פעולות תיאום אחרות.
הרישום חייב לכלול תאריך, ציון התעוד, היחידה שלפיה נמדדת הכמות והכמות.
ספר כניסת טובין
ספר כניסת טובין (רק אם רלוונטי) הוא ספר הכולל את כניסת הסחורה לבית העסק, כולל תאריך כניסה, שם הספק, פירוט הטובין וכמותם.
ספר הזמנות
ספר הזמנות (רק אם רלוונטי) הוא ספר הכולל את ההזמנות של בית העסק, לרבות תאריך קבלת ההזמנה, שם המזמין וכתובתו, תיאור המוצרים או השירותים שהוזמנו או ציון מפרט, ומספר סידורי.
ספר חשבון מע"מ
ספר חשבון מע"מ על עסקאות ועל תשומות הוא ספר הכולל את סכום המס על העסקאות ואת סכום המס על התשלומות, וזאת בהתייחס לכל חשבונית מס או הודעת חיוב או זיכוי או בהתאם לריכוז התיעוד, לפי העניין.
מימוש החובה
נישום שחלה עליו חובת ניהול פנקסים, חייב לנהלם באופן של ספר ידני או רשומות דיגיטליות (כדוגמת תוכנה להנהלת חשבונות). לצורך כך ניתן לרכוש פנקסים ולנהלם או לפעול עם תוכנה לניהולם.
ניתן להתייעץ עם מייצג או בעל מקצוע בתחום המס כמו רואה חשבון, יועץ מס ולעניינים משפטיים גם עם עורך דין.
מידע נוסף
- נישום רשאי לבקש פטור מחובת ניהול פנקסי חשבונות לפי בקשה מנומקת.
- בפסילת פנקסים, ניתן לערור אל ועדה לקבילות פנקסים.
- את ספרי החשבונות יש להחזיק במקום של העסק.
- פנקסי חשבונות יש לשמור במשך 7 שנים מסיום שנת המס שאליה הם מתייחסים, או בתוך 6 שנים מיום הגשת הדו"ח השנתי למס הכנסה, לפי המועד המאוחר מבינהם.
חקיקה ופסיקה
- פקודת מס הכנסה [נוסח חדש], התשכ"א-1961
- הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973
- תקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ו-1976